Milloin kunnanvirastot luopuvat perinteisistä työhuoneista? 300 neliön työskentelytilassa ongelmia ei ole, kun pelisäännöt ovat selvät

Valtion toimitilat ovat kokeneet viime vuosien aikana suuren muutoksen. Perinteisistä toimistoista on siirrytty monitoimitiloihin. Työhuoneista on luovuttu kokonaan, osittain myös nimetyistä työpisteistä. Ajurina on työn ja organisaatioiden muutos sekä digitalisaatio.

Työ on irtautunut ajasta ja paikasta. Näin erityisesti hallinnollisen ja asiantuntijatyön osalta. Töitä pystyy tekemään yhtä hyvin Vieremällä, Helsingissä, Iisalmessa tai Lapinlahdella. Pitää olla vain toimivat tietoliikenneyhteydet ja työnteolle soveliaat puitteet.

Tietotyö ei tarvitse perinteistä toimistotilaa. Tarvitaan työpöytä, vetäytymistilaa, puhelintilaa ja kokoushuoneita. Eikä tarvita edes omaa työpistettä, vaan alue missä työtä voi tehdä. Työn ollessa mobiilia asiakastyötä työpisteitä tarvitaan 60–70 prosentille henkilöstön kokonaismäärästä. Nykyisellään toimitilat ovat vajaakäytöllä.

Nykyaikainen työyhteisö muodostuu Reetta Ripatti-Jokelan mukaan kolmesta ulottuvuudesta. Ensinnäkin se on sosiaalinen yhteisö. Siihen liittyy hyvä johtaminen ja ajan tasalla olevat työskentelytavat.

Toiseksi sillä on fyysinen ulottuvuus. Toimitilojen pitää olla viihtyisät, turvalliset ja toimivat. Tiloja voidaan hyödyntää joustavasti ja ne tukevat nykyaikaista työskentelytapaa.

Kolmas ulottuvuus on virtuaalinen. Ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä osataan käyttää tehokkaasti ja ne tukevat työn tekemistä ja sosiaalista kanssakäymistä. Laitteistojen on sovelluttava liikkuvaan työtapaan. Sähköisen työskentelytavan opettelemisessa ollaan vielä alkutekijöissä. Hallinto on tiikerinloikan äärellä työnteon tehostamisessa.

Kunnat ovat tilojensa ja omien toimintatapojensa konseptoinnissa hiukan takamatkalla suhteessa valtioon. En tiedä montaakaan kunnanvirastoa, jossa perinteisistä työhuoneista olisi luovuttu. Edellytykset sille kuitenkin ovat olemassa. Kunnat alkavat olla paperittomia, asiakirjat ovat sähköisessä muodossa ja työ sähköistä. Järjestelmäkehitys on ehkä ollut hitaampaa kuin valtiolla, johtuen kuntien pienuudesta ja yhteistyön puutteesta tällä sektorilla. Joka tapauksessa asiantuntijoiden keskinäisestä tiiviistä vuorovaikutuksesta on hyötyä asiakaslähtöisessä työssä. Kuntalaisten asiat kun eivät ole hallinnollisissa siiloissa.

Muutama päivä sitten Senaatti (valtion toimitiloja hallinnoiva yhtiö) lanseerasi Kuopioon valtakunnan toisen kaikille valtion työntekijöille tarkoitetun työtilan. Vastaava on Helsingissä, ei vielä muualla. Ideana on se, että Kuopiossa vieraileva valtion työntekijä voi osan päivästään tehdä töitä Senaatin yhteisessä Sesam tilassa. Tässä olisi idean poikanen myös kunnille. Kunnissa kannattaa olla varalla muutama työpiste, joihin etätyöntekijä voi piipahtaa. Se edellyttää nykyaikaisia tietoliikenneyhteyksiä ja asennetta. Ei oikeastaan mitään muuta.

Helposti sanotaan, että seinätön toimitila on meluisa ja häiriöille altis. Voi olla. Mutta yhteisillä pelisäännöillä näin ei ole. Toimivassa tilassa on vaihtoehtoja erilaisille työnteon vaiheille, on vetäytymistilaa, hiljaista työtilaa, vuorovaikutteista tilaa. Modernissa työtilassa jaetaan tietoa ja parhaita käytänteitä. Huolehditaan myös siitä, että salainen tieto pysyy oikeissa käsissä.

Olen viimeiset viisi vuotta tehnyt työtä isossa vajaan 300 neliön työhuoneessa Kallaveden rannalla aallokon kimallellessa ikkunan takana. Jaan huoneen 20–30 muun työntekijän kanssa ilman ongelmia.

Kirjoittaja on Lapinlahdella asuva Pohjois-Savon ely-keskuksen ylijohtaja.